Préparation de factures pour l'année à venir

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Caristocrate
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Préparation de factures pour l'année à venir

Message par Caristocrate » mer. juin 06, 2018 9:08 am

Bonjour à tous,

je me permets de solliciter vos conseils car malgré mes recherches dans le forum je ne n'ai pas trouvé la solution à ma question.

Notre entreprise facture biens et services en fin d'année. Donc au 15 décembre de chaque année, je dois envoyer environ 1000 factures.
Ce que j'aimerais faire, c'est préparer à l'avance ces factures pour l'année 2019 pour pouvoir toutes les imprimer à la date qui m'intéresse.
Mon seul problème, c'est que je ne sais pas comment procéder. La seule idée qui m'est venue à l'esprit c'est de faire mes factures comme des devis et ensuite de les transformer en facture le moment donné.

Voilà, s'il existe une autre manière de faire ça dans Gestan sans passer par les devis cela serait vraiment l'idéal.

Je vous remercie par avance de votre aide,

Caroline

manuinthenet
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Re: Préparation de factures pour l'année à venir

Message par manuinthenet » mer. juin 06, 2018 10:00 am

Bonjour,

Bravo d'avoir cherché d'abord dans le forum, c'est le bon réflexe.
N'oubliez pas que pour vous aider vous disposez aussi :
- du Wiki
- de l'aide en ligne (touche F1 depuis une fenetre du logiciel)

Enfin, si vous n'y arrivez pas avec tous ces moyens, vous pouvez faire appel au support téléphonique (service payant)

Pour la question que vous soumettez , vous pourriez faire ceci :
- créer directement les factures au fil de l'eau , elles héritent alors de la date du jour (de la création) et d'un statut En cours de création
- le moment venu, vous sélectionner l'ensemble des factures de l'année et clic droit sur cette liste vous donne accès à cette option : Pour la sélection -> génération pdf des factures
generationpdf.PNG
generationpdf.PNG (10.14 Kio) Vu 88 fois
Ainsi vous pouvez toutes les imprimer en une fois.

Si vous souhaitez les transmettre par mail , clic droit sur la facture pour Transmettre la facture (ce qui modifiera automatiquement le statut de la facture)
Par contre, à ma connaissance, pas de transmission par mail en masse.

Bonne journée

Caristocrate
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Re: Préparation de factures pour l'année à venir

Message par Caristocrate » mer. juin 06, 2018 12:49 pm

Bonjour,

merci infiniment pour votre réponse.

Il me semble que la facturation au fil de l'eau ne peut malheureusement m'aider. En effet, elle viendrait s'intercaler avec ma facturation en cours. Car en plus de facturer en fin d'année, nous avons des factures semestrielles, trimestrielles et à la demande (même si bien moins nombreuses que les factures annuelles).

J'ai aussi regardé s'il était possible pour moi de travailler sur l'année 2019 au lieu de 2018. Car cela me permettrait de préparer mes factures sans fausser ma numérotation sur l'année en cours.

Je ne pense pas en effet que Gestan ait le moyen de créer des "brouillons" de factures qui ne soient pas numérotés. C'est donc pour cela que je pensais utiliser les devis pour pouvoir créer mes factures d'avance sans qu'elles s’intercalent dans ma numérotation de factures.

J'espère avoir été plus claire sur le but de ma requête,

En vous remerciant pour avance pour vos suggestions,
Caroline

manuinthenet
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Re: Préparation de factures pour l'année à venir

Message par manuinthenet » ven. juin 08, 2018 7:35 am

Bonjour,
Effectivement ces données supplémentaires clarifient la problématique.

Les devis ou plutôt les commandes peuvent dans votre cas effectivement être un moyen de préparer le flux (pas de contraintes sur la séquence de numérotation)
Pas de probleme pour créer des pièces avec une date dans le futur.

Si non, à voir selon vos contraintes de fonctionnement, si vous pourriez utiliser un préfixe dans la numérotation, prefixe qui peut etre le code utilisateur, et vous connecter avec un code utilisateur différent pour les factures annuelles et les factures au fil de l'eau...ainsi les factures suivent la meme sequence de numérotation mais avec un code distinct selon le mode de facturation
A tester (vous pouvez copier votre base pour faire une base test)
Bonne journée

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